Электронная деловая переписка благодаря своей скорости и доступности давно составляет неотъемлемую часть рабочего процесса. Однако, не стоит думать, что такие быстрота и удобство допускают небрежность в составлении писем.
От того, насколько правильно оформлено сообщение, зачастую зависит принятие управленческих решений и слаженное взаимодействие внутри фирмы. Приведенные ниже рекомендации помогут исключить ошибки при составлении каждого из элементов делового письма.
Тема
Тема является кратким обобщением сути письма и помогает получателю составить четкое представление о его содержании и цели. Правильно составленная тема (другими словами – заголовок) е-мейла поможет ему не затеряться и не попасть в спам. Именно при написании темы возникает больше всего ошибок.
Правила делового письма требуют, чтобы заголовок умещался в диапазон от 3 до 8 слов. Слишком короткие и слишком длинные темы могут привести к путанице в переписке. Кроме того, почтовые клиенты часто анализируют заголовки сообщений на наличие признаков спама. Некоторые термины служат «маячками» для спам-фильтров, поэтому постарайтесь избегать таких слов как «продажи», «прочитайте» или «доход», а также тем, состоящих из одного слова – «Важно!», «Собрание» и т.п.
Приветствие должно быть профессиональным и кратким. Предпочтительней обращаться к получателю по имени, когда это возможно.
Краткое вступление. Если вы впервые пишете данному адресату, начать можно с краткого вступления. Оно даст получателю представление о вас, напомнит о вашей прошлой встрече или разговоре. Это может быть благодарность за приглашение, интересную информацию или просто за прочитанный е-мейл. Одного предложения будет достаточно. Вступление можно опустить, если с этим человеком вы общаетесь регулярно.
- Цель. Лучше, чтобы каждый е-мейл касался одной темы. Задание, просьба или информация должны быть обозначены четко и сразу после вступления. Не прячьте вашу просьбу в середине или конце текста, там ее могут просто не заметить.
- Дополнительные сведения. Некоторые деловые письма могут потребовать дополнительной информации: пояснений к заданию, ссылку на источники, примеры или другие полезные сведения. Включайте в текст только информацию, непосредственно относящуюся к содержанию.
- Поручение. Подводя итог, включите конкретное поручение (если таковое есть) для получателя. Поручение не должно оставлять сомнений относительно сути вашей просьбы. Не ждите, что читатель сам догадается из вышесказанного о желаемом результате. Письмо может быть неправильно истолковано, если имеет место неопределенность. Поручение должно включать срок исполнения.
Если вы отправляете е-мейл нескольким людям, укажите ответственность каждого исполнителя. Если хотите получить ответ на свое сообщение, сформулируйте поручение в виде вопроса.
Подпись
В конце е-мейла укажите свое имя. Формулировка должна соответствовать официальному характеру письма. Можно добавить также короткое вежливое прощание.
Ваша подпись – это что-то вроде электронной визитной карточки. Она должна включать наиболее важные для читателя сведения и контактные данные. Не забывайте, что подпись призвана помочь получателю связаться с вами, не более. Не стоит использовать подпись как повод продемонстрировать собственную значимость или процитировать философов. Допускается использовать логотип фирмы, но обратите внимание на его размер и учтите, как он будет отображаться на мобильных устройствах.Вложенные файлы и ссылки
Любые упомянутые вложения и ссылки должны быть включены в деловое письмо. Называйте файлы так, чтобы их легко можно было идентифицировать, или укажите название вложений в скобках непосредственно после упоминания их в тексте.
Если файл направлялся получателю ранее, все равно прикрепите его снова. Так ваш адресат быстро получит доступ к информации вместо того, чтобы искать ее во входящих сообщениях. Перепроверьте, что прикреплен именно нужный файл.
Ссылки могут вести читателя либо на сторонние сайты, либо во внутренние директории. Проверьте, что ссылка открывается корректно. Полностью указанные длинные гиперссылки в тексте могут отвлекать. Лучше встроить такую ссылку в предложение.
Итоговая проверка
Как только сообщение составлено, не спешите отправлять его. Уделите пару минут тому, чтобы перепроверить текст делового письма на отсутствие ошибок – грамматических и орфографических. Опечатки оставляют впечатление небрежности и могут повлечь искажение смысла.
Перепроверьте данные, сроки, имена, ссылки, вложенные файлы и другие важные детали. Трижды проверьте корректность указания адресатов.
Журналист, копирайтер и репетитор.
